¿Por qué firmar un acuerdo de confidencialidad entre empresas?

Pero si ya estás familiarizado con la externalización de servicios, también sabrás que puede ser muy beneficioso plasmar por escrito un acuerdo de confidencialidad entre las partes que ponga negro sobre blanco la protección específica de los datos que vamos a compartir en nuestra colaboración profesional. 

Sí, porque todos sabemos que la información es poder. Y que cada día lo será más. 

Es importante que protejas la información de valor para tu empresa

Vale, es posible que en tus oficinas no guardes la fórmula del refresco más famoso e inimitable del mundo, pero sean los que sean los datos que manejas, ese es el mayor valor que tiene tu empresa. Piensa que hoy, los bancos tienen más miedo al robo de datos de sus clientes que al de los billetes que guardan en la caja. 

Porque sea cual sea tu sector, la actividad que desarrolles o tu negocio, en tu organización hay información sensible de altísimo valor para el correcto funcionamiento de tu actividad que no puedes poner en riesgo. 

Actualmente, la mayoría de start up y empresas tecnológicas que se han instalado en la ciudad de Barcelona con sus nuevos modelos de negocio vienen con ideas que pretenden cambiar el mundo (a mejor) de una manera disruptiva, de muchas formas que es necesario proteger. 

Y lo cierto es que, en el día a día, toda esa información puede estar al alcance de un considerable número de personas. Cuantas más personas tengan acceso a esa información, más frágil será su seguridad. Por eso, formalizar por escrito y de manera legal un procedimiento de actuación puede ser muy beneficioso para evitar las fugas de datos. 

Qué es un acuerdo de confidencialidad

Lo ideal es que en este documento con validez legal contemple: 

• la definición concreta de la información que se desee proteger
• a quién o quiénes afecta este contrato
• las herramientas mediante la cual se hará efectiva esta protección
• las consecuencias del incumplimiento del acuerdo
• plazo de duración del contrato

Actualmente es habitual que las empresas que nos dedicamos a ofrecer externalización de servicios a terceros incluyamos en el propio contrato de prestación de servicios las cláusulas correspondientes al acuerdo de confidencialidad. 

Aunque un acuerdo de confidencialidad puede ser recíproco entre dos empresas, es decir, yo no puedo desvelar información de tu organización ni tú de la mía, lo más habitual cuando hablamos de facility services es que se firme un acuerdo de confidencialidad unilateral. En este tipo de contrato será la empresa facilitadora de los servicios la que deberá mantener bajo secreto información de la empresa contratante, es decir, del cliente.  

Por otra parte, y, aunque los acuerdos de confidencialidad entre organizaciones empresariales son los más comunes, también se firman en muchas ocasiones entre una empresa y sus empleados, incluyendo en el contrato laboral una cláusula de confidencialidad. 

También es posible encontrar referencias a este tipo de acuerdo por su nombre en inglés, non-disclousure agreement o sus siglas, NDA.

Qué información puedo proteger con un acuerdo de confidencialidad

Como decíamos, la información es poder y su salvaguarda es fundamental. Es una cuestión, primero de seguridad, pero también de tranquilidad. La información que maneja una empresa es uno de sus valores más importantes y debe asegurarse de proteger temas de especial relevancia como:  

• Patentes y marcas
• Propiedad intelectual
• Datos personales

Para cualquier organización, tanto a nivel comercial, como económico y también legal, sería muy perjudicial que personal ajeno o incluso la competencia tuviese acceso a informaciones de esta índole. Cualquier fuga inapropiada podría llevarnos a una grave crisis reputacional. 

Por eso, todas las personas que tengamos acceso al espacio profesional de terceros, debemos comprometernos a no acceder, copiar, extraer o distribuir los datos que puedan estar de alguna forma a nuestro alcance.  

Por qué firmar un acuerdo de confidencialidad con una empresa de facility services

Son muchos los motivos por los que cada vez más empresas deciden externalizar sus servicios. Esta forma de trabajar ha demostrado proporcionar enormes beneficios, ya que 

Para que un acuerdo de externalización de servicios funcione al 100%, lo ideal es que la facilitadora se integre como una parte más de la empresa. Y firmar un acuerdo de confidencialidad entre ambas partes no hace más que aportar tranquilidad a la hora de realizar el trabajo. 

Porque hay momentos en los que tal vez sea relevante proporcionar información sensible para que podamos hacer bien nuestro trabajo y un contrato que aclare la forma correcta de manejarla nos dará mayor seguridad y comodidad entre las partes a la hora de trabajar

De lo que se trata es de poner la confianza por escrito, porque hay mucho en juego y es interés de todos que nuestra relación profesional sea un éxito.